Cas Pratiques Excel - 6 juin 2025

Créer un Fichier de Suivi sur Excel pour son Activité

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Comment créer un fichier de suivi sur Excel pour son activité ?

Beaucoup de professionnels et entrepreneurs commencent leur activité sans disposer d’un véritable outil de suivi financier. Pourtant, un simple fichier Excel bien construit peut vous faire gagner du temps, vous aider à analyser vos données et vous donner une vision claire de votre activité.

J'aimerais proposer une série d'articles pour montrer des cas concrets Excel que j'ai rencontré, afin de vous en montrer les possibilités. Pour ce premier épisode, je vous parle d'un cas rencontré lors d'une série de cours particuliers sur Excel.

Dans cet article, je vous partage le cas concret d'un de mes élèves, avec qui j’ai mis en place, séance après séance, un tableau de bord Excel pour suivre les recettes et dépenses des stages qu'il anime. Vous pourrez vous inspirer de cette démarche pour créer votre propre fichier de suivi Excel.

Contexte : les besoins de mon Client

Mon client organise des stages et il a besoin de saisir et synthétiser les informations et les finances de ces derniers. C'est pourquoi il a pris contact avec moi pour des cours particuliers Excel. Il souhaitait :

Centraliser ses données financières (recettes, frais, remboursements).
Analyser rapidement ses résultats mensuels : nombre de participants, chiffre d’affaires, marges.
Automatiser le calcul des totaux et la répartition des bénéfices entre lui et sa collaboratrice.
Faciliter la prise de décision (ajuster les tarifs, vérifier les coûts logistiques, mesurer la rentabilité des différents lieux de stage).

Pour répondre à ces besoins, nous avons convenu d’une série de cours particuliers, au cours desquels j’ai guidé mon élève pas à pas dans la création de son fichier de suivi.

Dérouler des Séances

Voici un apreçu du déroulement des cours de façon synthétique :

Séance 1 : cerner le projet et poser les fondations du fichier, Créer les onglets principaux
- “Données Brutes” : feuille qui accueillera toutes les transactions (date, libellé, type de mouvement, montant, lieu de stage, nombre de participants).
- “Synthèse” : feuille où se trouveront les totaux, les indicateurs clés (CA mensuel, dépenses totales, bénéfice net).
- “Paramètres” (ou “Listes”) : feuilles pour les listes déroulantes (liste des lieux de stage, types de frais, catégories de recettes).
Séance 2 : Importer les premières données et utiliser les listes déroulantes, Saisir les premières transactions et limiter les erreurs grâce aux listes déroulantes.
Séance 3 : Calculer automatiquement les totaux et Ajustements, Créer des formules pour faire apparaître automatiquement les totaux de recettes et dépenses
Séance 4 : Ajouter des indicateurs avancés et travail sur la saisie
Séance 5 : Personnalisation finale et automatisation, Optimiser le fichier, ajouter des automatisations (formatage, actualisation)

Résultats du Fichier et Notions Apprises

Au final, mon client a pu monter en compétence sur Excel et dispose maintenant d'un modèle de fichier réplicable et utilisable facilement.

Le fichier permet notamment de :

Saisir facilement les informations des participants grâce à des listes déroulantes et de l'automatisation avec une base de donnés et des RECHERCHEV
Saisir l'ensemble des finances (recettes et dépenses) liées aux stages et calculer automatiquement les statistiques correspondantes
Avoir un tableau de bord résumant les chiffres clés (bénéfices, partage, etc.)
Autre élément présent :
- Calcul automatique du Zodiaque à partir de la date de naissance.

Compétences Excel mises en œuvre

Grâce à ces cours particuliers, mon élève possède aujourd’hui un outil Excel complet, sur mesure pour son activité de stages méditatifs :

Saisie simplifiée par listes déroulantes.
Calcul automatique des totaux, gains et pénalités.
Tableaux de bord et graphiques pour visualiser rapidement l’évolution de son chiffre d’affaires par mois et par lieu de stage.
Sécurité des formules et facilité de partage.

Vous aussi, vous pouvez créer votre fichier de suivi Excel en vous inspirant de cette méthode : structurez votre document, saisissez vos données de manière fiable, utilisez des formules adaptées, puis passez à la synthèse grâce à des tableaux de bord. Enfin, protégez votre fichier et fournissez un mode d’emploi pour toute personne qui l’utilisera.

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